労働保険や社会保険関係の書類など、様々な手続きで控えや公文書が発行されます。これらは法律で保存期間が決まっていることをご存じでしょうか。
今回は書類の保存期間についてお話いたします。
▎労働基準法
以下①-⑦の書類に関しては、労働基準法により当分の間3年間(原則は5年)保存することとされています。
①労働者名簿
②賃金台帳
③雇入れに関する書類
労働条件通知書、履歴書など
④解雇に関する書類
解雇決定関係書類など
⑤災害補償に関する書類
診断書、補償関係など
⑥賃金に関する書類
昇給・減給関係書類など
⑦その他労働関係に関する重要な書類
出勤簿や労使協定書、退職関係書類など
また、その起算日はその完結の日からとされています。
具体的には①③④⑦労働者の雇用関係については、労働者の死亡・退職又は解雇の日、②⑥賃金関係については、最後の支払期日、⑤災害補償に関する書類については、災害補償を終わった日になります。
▎労働保険・社会保険
上記の書類以外にも労働保険・社会保険に関して、雇用保険法施行規則や健康保険法施行規則等で、以下の通り書類の保存期間が定められているものがあります。
| 雇用保険―2年または4年 |
・雇用保険に関する書類（2年)
適用事業所設置届の控えなど
・被保険者に関する書類（4年）
資格取得等確認通知書、離職票など
| 労働保険―基本3年 |
・徴収や納付に関する書類
成立届や年度更新の申告書など
・労災に関する書類
療養補償給付たる療養の給付請求書など
| 社会保険―2年 |
・健康保険や厚生年金に関する書類
取得や喪失、標準報酬決定通知書など
以上のものは、やはり基本的に退職や解雇、請求補償等、完結してからの年数になります。
全てを保存していれば良いかというと、そういうわけでもありません。膨大な書類の管理は大きな負担となります。
近い将来、労働基準法の原則５年保存への移行の可能性もあります。今一度、会社での保存期間や廃棄のルールを定めて、整理整頓を行ってみてはいかがでしょうか。
